Hai să recunoaștem, când auzim de planning săptămânal, ne ducem imediat cu gândul la manageri ca aceea pe care îi vedem în filme, îmbrăcaţi în costume „la 4 ace” şi cu o armată de secretare şi asistente care le programează agenda densă de întâlniri, apeluri şi şedinţe.
Dar noi, simpli muritori de rând, care nu avem job-uri de conducere, nu mergem la întâlniri de afaceri şi nici nu trebuie să participăm la nu ştiu ce şedinţă importantă pentru a salva planeta, ce nevoie avem de un planning săptămânal? De ce ar trebui să pierdem timpul planificând lucruri de făcut în timpul săptămânii?
Dacă vă întrebați de ce ar trebui să vă faceţi un planning săptămânal, vă spun imediat că există cel puțin 2 motive pentru a o face:
Primul este pentru că veţi fi mai organizat. La baza succesului stă o bună organizare, iar un planning săptămânal bine întocmit stă la baza unei bune organizări. Asta nu înseamnă că trebuie să ne planificăm fiecare clipă şi să ne privăm de spontaneitatea momentului. Însă, planificarea ne poate ajuta să creem un sistem solid și fiabil prin care să ne organizăm în aşa fel sarcinile încât să ne rămână întodeauna loc şi pentru neprevăzut.
Al doilea motiv este că avem siguranţa de a îndeplini sarcinile şi de a ne atinge obiectivele printr-un sistem gradual de avansare și urmărire continuă.
Dacă v-am convins de importanța organizării unui planning săptămânal, în acest articol vreau să vă vorbesc despre cum să vă planificați și să vă organizați zilele, astfel încât la sfârșitul săptămânii să puteți privi înapoi și să spuneți da, mi-am petrecut timpul într-un mod conștient și mi-am îndreptat energiile spre lucrurile pe care trebuia și pe care mi-am dorit să le fac și către lucrurile care m-au făcut să mă simt bine în conformitate cu valorile și obiectivele mele.
Lucrurile cu adevărat importante sunt rareori urgente, iar cele urgente sunt rareori cu adevărat importante. Lucrurile neimportante devin urgente din cauza lipsei de planificare.
DWIGHT EISENHOWER
De ce avem nevoie de o planificare săptămânală?
O bună gestiune a timpului este primul pas către fericire.
Este greu să ieşim din această junglă a sarcinilor şi angajamentelor zilnice, ale noastre și ale familiei noastre, fără a pierde lumina rațiunii: sarcini de serviciu, hobby-uri, temele copiilor, curățenia casei, alimente de cumpărat, vizite medicale, zile de naștere, cine, termenele limită de plată etc. Fără o modalitate de a gestiona totul într-un mod structurat și organizat, riscăm să fim mereu anxioşi, frustraţi de lucrurile nefăcute, incapabili să rezervăm câteva momente de self-care și relaxare.
Stilul de viaţă organizat are avantaje incontestabile: îmbunătaţeşte calitatea vieţii şi starea de bine a tuturor membrilor familiei, creşte timpul de calitate pe care îl petrecem cu familia şi, nu în ultimul rând, se reduc semnificativ cheltuielile.
În ceea ce mă priveşte, planificarea, întocmirea listelor cu ce am de făcut și organizarea în avans a diferitelor sarcini ale familiei și rutinei casnice a fost o strategie bună pentru a economisi timp şi un pas important către a mă simţi liberă de gânduri şi preocupări.
Programul săptămânal: să începem cu lista de sarcini!
Primul lucru de făcut pentru a planifica mai bine săptămâna este să întocmiţi binecuvântata to do list (listă de lucruri de făcut)!
Din experiența mea, lucrurile care merită să găsească spațiu în planificarea săptămânală sunt:
lista de cumpărături și meniul săptămânal;
treburile casnice obișnuite și lucrări periodice mai mari (cum ar fi schimbarea garderobei sau curățenia generală);
angajamente legate de sport și/sau hobby-uri;
întâlniri programate;
călătorii de afaceri;
vizite medicale programate;
termene de plată.
Dar atenţie, pentru a evita să intraţi în burnout, asiguraţi-vă că în lista voastră săptămânală de lucruri de făcut există întotdeauna un echilibru între activitățile care necesită efort şi energie și activități care, în schimb, vă regenerează și vă reîncarcă cu energie (lectura, gătitul, practicarea unui sport sau ieşitul în oraş cu prietenii). Oricare ar fi aceste activități, asigurați-vă că le puneți pe lista de sarcini, altfel riscul este să uitați complet de ele.
Apoi introduceti în calendar doar întalnirile care au dată şi o oră fixă şi nu doar activităţile de facut.
În caz contrar, riscul este acela de a pierde întâlnirile reale și de a cădea în frustrarea de a nu fi îndeplinit acea sarcină exactă la acel moment.
De asemenea, definiți intervale de timp pe care le veți dedica unor activități specifice, combinând cât mai mult activități similare între ele și din aceeași categorie.
Creați propria rutină de organizare
Pentru a face din organizarea unei planificări săptămânale un obicei și nu doar o grabă a momentului, asigurați-vă că ați creat o rutină adaptată pentru dvs. Și pentru a face asta ar trebui să vă puneţi câteva întrebări.
Mai întâi întreabaţi-vă: Cât timp vreau și pot să dedic în mod concret planificării?
Dacă pentru unii dintre voi poate fi obositor să petreceţi doua ore duminică dimineaţa pentru planificarea săptămânii, încercaţi atunci să o faceţi când aveţi mici intervale de timp libere sau faceţi-o vineri seara înainte de a închide săptămâna. În timp veţi prinde gustul organizării și acesta ar putea deveni un timp plăcut şi distractiv dedicat doar vouă înşivă.
După aceea întrebați-vă ce fel de instrument de planificare preferați? Pe hârtie sau în format digital? Pentru unii această preferință este foarte clară, unii preferă să noteze totul într-o agendă iar alţii, sistemul digital. În cazul meu, prefer să folosesc hârtia şi creionul şi după aceea să le transfer într-un sistem digital.
În cele din urmă, întreabaţi-vă: ce marjă de responsabilitate am?
De exemplu, s-ar putea să descoperiți că poate să vă fie util să verificați progresul programului dvs. cu cineva, cum ar fi partenerul cu care împărțiți sarcinile de acasă și de familie sau proiectele de cuplu. Ar putea fi angajatorul sau un partener sau colaborator.
Sau, dacă vă simțiți suficient de încrezători, încredințați-vă organizarea timpilor, metodelor și verificarea progresului lucrurilor de făcut.
Programați un check la jumătatea săptămânii
În cele din urmă, un lucru care vă va ajuta cu adevărat să organizaţi un program săptămânal este să faceţi o verificare la jumătatea săptămânii. Așa cum se întâmplă adesea cu rezoluţiile pe care le facem la fiecare început de an, dacă nu le trecem în revistă și nu interacționăm cu ele vor ajunge să fie complet uitate undeva într-un sertar.
Același lucru este valabil și pentru programul vostru săptămânal. Dacă creați un program frumos duminica, dar apoi nu îl urmăriți niciodată în restul săptămânii, va fi doar timp și efort pierdut. În schimb, stabiliți o verificare la mijlocul săptămânii de 10 minute și luați-o ca pe o oportunitate de a controla şi a bifa tot ce ați finalizat, pentru a elimina activitățile superflu sau extensibile și așa mai departe.
În acest fel, veţi fi mereu în control și veţi gestiona acest instrument într-un mod conștient, astfel încât să devină un aliat prețios pentru organizarea dvs.
