Una dintre marile probleme pe care cu toţii le avem în zilele noastre este să echilibrăm viața de familie și munca. Un lucru absurd dealtfel, pentru că este aproape imposibil să balansăm viaţa personală şi munca, este clar că nu va exista niciodată echilibru. Dar ceea ce putem face este să creăm armonie între diferitele aspecte ale vieții noastre, astfel încât să completăm simfonia fără ca niciunul dintre instrumentele noastre să înceteze să cânte.
Fără armonie este doar haos. Pentru a dirija propria orchestră trebuie să ne dotăm cu diferite instrumente, iar unul care mi se pare deosebit de util este personal kanban.
Cunoaștem cu toţii anxietatea atunci când se apropie termenele de scadenţă și sarcinile pe care trebuie să le ducem pănă la capăt continuă să crească în mod misterios. Poate că nu suntem suficient de multitasking? Ar trebui să putem să facem mai multe lucruri simultan? Nu, absolut deloc, avem nevoie de metode!
O metodă de eficacitate dovedită a fost dezvoltată cu mult timp în urmă în Japonia. Se pare că, în privinţa organizării, tot japonezii sunt cei care au găsit metode eficiente pentru a simplifica cât mai mult procesele.
Este uşor de înţeles că termenul Kanban provine din japoneză, însă puțini cunosc semnificația acestuia. Kan-ban s-ar traduce cu aproximaţie în “etichetă”, “cartelă” sau “card de semnalizare” și este unul dintre principiile din spatele sistemului de producție industrială pe care Toyota l-a dezvoltat pentru a eficientiza procesele și a evita risipa de resurse, timp și energie.
Kanban era efectiv o cartelă ce însoţea produsele pe linia de fabricaţie pe care erau trecute o serie de informaţii relevante legate de produsele respective.
Originile metodei Kanban
Însă istoria acestui cuvânt are o origine diferită, mai îndepărtată și mai puțin legată de nevoile producției de masă și pe scară largă.
În grădinile Palatului Imperial de la Tokyo, de exemplu, kanban era o cartelă emisă de către gărzi pentru a organiza fluxul de vizitatori și a se asigura că numărul de oameni prezenți nu depășește o anumită limită. Sistemul folosit a fost foarte simplu: noii vizitatori puteau intra doar după ce plecau cei precedeţi. Fiecare vizitator primea la intrare o cartelă pe care o restituia altui vizitator după ce părăsea locul.
Mai nou, termenul kanban a fost reinventat de către David J. Anderson ca şi metodă de software development (Kanban. Successful Evolutionary Change for Your Technology Business – 2010).
Cine poate folosi Personal Kanban?
Kanban-ul personal este un mod unic de a organiza şi planifica munca, viaţa şi alte activităţi zilnice. Este abordarea ideală pentru a crește productivitatea în tot ceea ce faceți. Kanban-ul personal se bucură de o creştere semnificativă şi în domeniul casnic deoarece este simplu de utilizat și foarte ușor de adaptat.
Personal Kanban poate fi folosit de oricine şi pentru orice tip de activitate. Familiile îl pot utiliza pentru a împărţi și a organiza treburile din gospodărie; studenții își pot planifica temele și pregătirea examenelor; profesorii îşi pot organiza lecţiile pentru a le face mai interesante; arhitecții colectează informațiile necesare și pregătesc planurile; liberii profesionişti care lucrează de acasă şi trebuie să-şi organizeze în mod echilibrat sarcinile familiale şi viața profesională.
Avantajele folosirii unui Kanban personal
Iată cele mai importante avantaje ale utilizării unui Kanban personal pe care cu siguranță doriți să îl cunoașteți:
. în primul rând este foarte uşor de aplicat
. în al doilea rând, vizualizarea lucrărilor pe un desfăşurător sau board, facilitează foarte mult organizarea. Post-it-urile colorate au o caracteristică vizuală suplimentară care ajută să vă concentrați asupra lucrurilor potrivite la momentul potrivit.
. crește motivația pentru atingerea obiectivelor pe care le-aţi stabilit.
. implementarea metodei Kanban în viața de zi cu zi vă permite să economisiți timp prețios pe care îl puteți folosi mai bine pentru alte activități din timpul liber.
. adaptabilă la sistemele informatice. Iată câteva dintre cele mai utilizate:
- Trello – gratuită și accesibilă atât pe telefon cât şi pe calculator.
- Asana
- Kanban Flow – cu o versiune gratuită, intuitivă și ușor de folosit.
- Kanban Tool – dispune de o versiune gratuită.
- Lean Kit
Cum funcționează personal Kanban?
Dacă este aplicată într-o fabrică, metoda poate deveni o schemă foarte complicată, interpretabilă doar de către profesioniști.
Dacă vreţi să importaţi această metodă pentru a organiza activităţile voastre zilnice, este suficient să respectaţi două principii fundamentale:
- vizualizați procesele, adică să aveți o imagine de ansamblu, de la început până la sfârșit, asupra activităţii căreia vreti să vă dedicaţi;
- identificaţi acele activităţi pentru care nu aveţi suficient timp să le finalizaţi.
Ultimul aspect este foarte important. Limitarea numărului de activităţi la care lucrăm este fundamentală pentru a găsi și menține ritmul de care avem nevoie pentru a ne atinge obiectivele.
Cum să creaţi un Personal Kanban board.
Faceţi o planşă sau cumpăraţi o tablă şi expuneţi-o pe un perete într-o zonă care este accesibilă tuturor membrilor familiei (ca de exemplu în bucătărie).
Împărţiţi planşa în trei coloane:
- To-do: activităti de făcut
- Doing: activităţi în lucru
- Done: activitaţi finalizate
Folosiţi post-its de culori diferite şi faceţi o listă de activităţi. În fiecare dimineată (şi mai bine cu o seară înainte), scrieţi pe câte un post-it o sarcină sau o activitate pe care trebuie să o îndepliniţi în ziua respectivă şi lipiţi-o în prima coloană.
Este bine să folosiți culori pentru a crea diferite tipuri de activități. Apoi, vă puteți gândi să adăugați informații suplimentare, cum ar fi descrieri, note, liste de activități, termene și persoane care trebuie să vă ajute cu acele activități specifice.
Puteţi atribui o culoare diferită fiecărui membru al familiei, în felul acesta ştiţi cine ce trebuie să facă.
Pentru început, completarea acestei coloane poate fi un pic complicată, dar cu timpul devine mai ușoară.
Este important ca în acestă coloană să fie trecute activităţile pe care le identificaţi ca fiind cele mai importante. Vă aduceţi aminte de matricea Eisenhower?
Regula fundamentală a metodei Kanban este de a menține coloana de lucru în desfășurare cât mai liberă, maxim un element la un moment dat.
Este greu să vă concentraţi pe mai mult de două lucruri în același timp, nu? Există riscul să pierdeți concentrarea și să deveniți mai puțin productivi.
Jocul stă în a muta post-it-urile spre coloanele din dreapta. Pentru a face această metodă mai distractivă între membrii familiei puteţi crea o provocare: „cine este primul care își aduce toate post-it-urile în coloana din dreapta?”.
Aplicată în acest fel, metoda este într-adevăr foarte simplă, eficientă și convenabilă chiar și pentru cei care nu pot ține o agendă sau un calendar.
În sfârşit, coloana cu activităţi finalizate este fundamentală: ne răsplătește pentru efortul depus, iar acest lucru este necesar pentru creierul nostru pentru a continua să facem ceea ce îi cerem să facă; şi ne oferă o perspectivă asupra rezultatelor pe care le-am obținut, permițându-ne să identificăm cele 20% care au generat 80% din rezultatele noastre, conform principiului Pareto.
Din aceste motive, acesta este locul de unde să începem pentru revizuirile noastre zilnice, săptămânale și lunare.
În concluzie, am vrut să adun în acest articol (cu riscul de a fi prea tehnică), câteva sfaturi despre cum să folosim o planşă personală Kanban, deoarece este o metodă care ne ajută să echilibrăm în mod eficient activităţile şi angajamentele noastre între casă şi muncă.
Scopul este să învătăţi să utilizaţi cât mai bine timpul disponibil, să optimizaţi resursele (materiale și mentale) și să gestionaţi stresul. Kanban-ul personal, dacă este bine configurat, vă va permite să păstrați controlul asupra lucrărilor care trebuie efectuate și vă va ajuta să respectați termenele fără să vă aglomeraţi, dimpotrivă, îndeplinindu-vă sarcinile mai bine și cu mai puține cheltuieli de energie.
