Matricea Eisenhower – organizarea timpului în funcţie de priorităţi

De cele mai multe ori nu este vorba de a avea timp suficient la dispoziţie ci de a şti cum să ne stabilim prioritățile. Acestea reprezintă principala abilitate şi presupun: ordonarea, structurarea şi planificarea obiectivelor şi sarcinilor profesionale şi personale astfel încât să poată fi realizate în mod optim. Principala cauza a eşecului în realizarea eficientă a acţiunilor aferente rolului pe care îl avem în activitatea noastră profesională este lipsa autodisciplinei riguroase. Condiţia esenţială pentru a deveni mai eficienţi şi productivi este să stabilim care sunt sarcinile importante şi realizarea lor conform planificărilor şi a obiectivelor fixate.

În acest articol vreau să vă vorbesc despre un instrument pe care l-am găsit nu doar foarte util pentru planificarea zilnică, dar şi extrem de eficient în ceea ce privește gestionarea priorităților. Atunci când ne simţim copleşiţi de urgenţe profesionale sau personale merită să ne aşezăm în fața unei foi de hârtie pe care să punem în scris negru pe alb tot ceea ce trebuie să facem şi să le clasificăm în funcţie de priorităţi cu ajutorul unui instrument de lucru care se numeşte matricea lui Eisenhower.

Ce este matricea Eisenhower şi cum funcţionează?

După cum spune şi numele, matricea Eisenhower este o diagrama simplă care a fost dezvoltată de către Dwight Eisenhower, general în armata Statelor Unite în timpul celui de-al Doilea Război Mondial, comandant suprem al Forţelor Aliate în Europa şi ulterior ales cel de-al 34-lea preşedinte ale Statelor Unite ale Americii. După cum vă puteţi imagina, era o persoană foarte ocupată. În decursul multor ani de serviciu public, Eisenhower a avut ocazia de a dezvolta această metodă de gestionare a timpului, modificand-o până la perfecţionare.

“Ce este important este rareori urgent și ce este urgent este  rareori important.”

Dwight D. Eisenhower

Matricea a fost dezvoltată personal de Eisenhower şi popularizată de către Stephen Covey în cartea sa, “Cele 7 deprinderi ale oamenilor extrem de eficienti“. În această carte, Covey a creat o matrice de decizie pentru a ajuta persoanele individuale în a face distincția între ceea ce este important și nu este important și ceea ce este urgent sau nu.

Citiţi aici despre cum să vă planificaţi în mod eficient săptămâna.

Procesul din spatele acestei metode este unul foarte simplu. Folosind o matrice de decizie (ca cea de mai jos), se împart sarcinile în patru categorii:

• Urgente şi importante – DE REZOLVAT – sunt probleme urgete şi sarcini care ar trebui sa fie finalizate imediat (facturi de plătit, scadenţe bancare, urgenţe medicale).

• Importante, dar nu urgente – DE PLANIFICAT – sarcini care trebuiesc planificate pentru o data ulterioara (sportul, întâlnirea la o cafea cu un prieten, curs de dezvoltare personală).

• Urgente, dar nu importante – DE DELEGAT – sarcini şi activităţi care ar trebui să fie delegate altora (de spălat vasele, de făcut piaţa).

• Nici urgente, nici importante – DE ELIMINAT – sarcini care pot fi eliminate (videojocuri, facebook, tv, etc.).

Procedura presupune următorii paşi:

1. Primul lucru pe care trebuie să-l faceţi este să treceţi pe o listă toate activitătile şi sarcinile pe care trebuie să le rezolvaţi pentru fiecare domeniu în parte, personal şi profesional.
2. Analizaţi fiecare sarcină în parte şi stabiliţi în ce categorie mai sus menţionate să o plasaţi. Este important să finalizaţi o sarcina înainte de a adauga alta noua într-o anumită categorie. De asemenea, evitaţi amânarea sarcinilor din listă.
3. După ce aţi încadrat sarcinile pe categorii, rezolvaţi-le mai întâi pe cele care sunt importante si urgente.
4. Sarcinile care sunt importante, dar nu urgente trebuie să fie planificate astfel încât să nu devină urgente. În felul acesta evitaţi stresul cauzat de situaţia de urgenţă.
5. Atenţie la sarcinile care sunt urgente, dar nu importante – acestea vă pot împiedica să vă atingeţi obiectivele. De cele mai multe ori, aceste sarcini urgente ne cer foarte mult timp şi energie şi din cauza lor nu reuşim să ne concentrăm asupra activitatilor importante. Delegaţi ceea ce se poate delega sau spuneţi NU în momentele oportune.
6. Sarcinile care nu sunt nici urgente, nici importante trebuie refuzate şi ignorate, deoarece acestea nu contribuie la atingerea obiectivelor voastre.

Principiul Eisenhower este un instrument util în managementul timpului deoarece contribuie la creşterea productivităţii şi la eliminarea comportamentelor ineficiente în ceea ce priveşte atingerea obiectivelor.

Citiţi aici cum să găsiţi timp pentru timpul liber.

Planificarea sarcinilor şi activităţilor pe care trebuie să le realizaţi în funcţie de urgenţa şi efortul implicat, reprezintă un aspect esenţial în gestionarea eficientă a timpului, diminuării stresului, creşterii performanţei şi a satisfacţiei personale şi profesionale.

Astfel, prioritizarea acţiunilor facilitează concentrarea pe obiectivele şi sarcinile semnificative, importante şi urgente şi pe alocarea corespunzătoare a resurselor.

Se reduce în mod semnificativ nivelul de stres atunci când există o planificare a unui volum mare de activităţi şi în acelaşi timp creşte sentimentul de control al propriei vieţi profesionale şi personale.

 

Sarcinile şi activităţile tale zilnice în ce categorie sunt încadrate?