Gestionarea casei, copiii, serviciul, cumpărăturile, pisica, plantele, rufele de spălat și hainele de călcat, sunt o parte integrantă din cotidianitatea noastră. Nu ar fi suficiente 100 de mâini pentru a face față tuturor acestor sarcini. Şi atunci când avem ocazia să delegăm din treburile noastre altor persoane, se întâmplă des ca după 5 minute să sune telefonul pentru că nu se ştie unde se află cutare obiect sau cum se face un anumit lucru.
Dacă aveţi dificultăţi în gestionarea casei, ca mine acum câțiva ani, există o soluție simplă, dar foarte eficientă, pe care vă puteţi baza: Home Binder – un dosar mare, un planificator bine organizat, împărţit pe secţiuni, care conţine toate informaţiile utile pentru administrarea locuinţei şi care este pus la dispoziţia tuturor membrilor familiei.
Un home binder este cheia pentru o bună gestiune a casei.
Poate fi creat în multe moduri diferite și poate găzdui o mulţime de lucruri diferite în funcție de nevoile voastre şi a familiei.
A devenit o parte integrantă a sistemului meu de documente și nu mă pot descurca fără el acum.
Home binder-ul meu este un dosar A4 cu inele de dimensiune medie. Am ales acest format pentru că este simplu de folosit şi reuşesc să găsesc atat foile cât şi plicurile transparente. Mai mult, dimensiunea inelelor îmi permite să păstrez multe foi, dar nu atât de multe încât să fie prea aglomerat și să nu mai înțeleg nimic. De aceea, la fiecare 3/6 luni, fac un decluttering şi elimin ceea ce nu mai este necesar sau arhivez documentele importante (de exemplu contracte, facturi, chitanţe etc.).
Prima pagină din home binder este o listă (index) cu ceea ce conţine dosarul şi pe care o actualizez pe măsură ce adaug sau elimin ceva, ca să nu fiu nevoită să caut prea mult pentru a vedea dacă există ceea ce am nevoie.
Care este locul ideal pentru a ţine un home binder?
Ar trebui să fie păstrat într-un loc ușor accesibil întregii familii și, prin urmare, utilizabil de toți atunci când este nevoie.
În majoritatea gospodăriilor există o zonă (de obicei în bucătărie) în care se colectează documentele, facturile etc., unde sunt stivuite corespondența, diverse note şi mesaje, post-it-uri, liste de cumpărături care se expun cu ajutorul magneţilor pe frigider şi multe altele. Dar dacă nu mai vreţi să aveţi hârtiile împrăştiate în mai multe locuri, organizați un spaţiu şi începeți să vă configurați documentele și zona administrativă, care să fie accesibilă pentru toţi membri familiei.
Ce ţinem într-un home binder?
De obicei, informațiile pe care trebuie să le conţină un home binder depind de necesităţile fiecărei familii în parte.
La urma urmei, este un ghid pentru locuința voastră și fiecare va fi ușor diferit, în funcție de ceea ce se face în casa voastră și de oamenii care locuiesc acolo.
M-am gândit mult la ce ar trebui și ce nu ar trebui să ţin în dosarul casei mele şi vă sugerez să faceți același lucru.
Dacă este prea plin de documente şi hârţoage, devine prea greu de gestionat, iar dacă nu conține suficiente informații, pur și simplu nu este util.
Un home binder eficient conţine doar lucrurile pe care le putem accesa rapid și ușor, care permit şi altora să-ți gestioneze casa în cazul în care apare o situație de urgenţă.
Prin urmare, veți crea o colecție de pagini, toate cu secțiuni de informații aplicabile vouă și casei voastre, puse pe categorii şi etichetate.
Iată o listă cu majoritatea categoriilor pe care le poate conţine un home bineder:
Documentele pentru declaraţia de venit
Pentru a-mi uşura munca atunci când trebuie să adun toate documentele necesare pentru declaraţia de venit, folosesc un plic simplu transparent etichetat cu anul de referință. Când vine ziua în care trebuie să completez sau să duc actele pentru declaraţie, am deja totul la îndemână organizat într-un plic pe care este suficient să-l extrag din dosar şi pe care îl pot arhiva cu uşurinţă după folosire.
Chitanțe care servesc drept garanție, schimb de articole etc.
Şi în cazul acesta, pun chitanţele sau facturile într-un plic dedicat, evidenţiind data de scadenţă. Atunci când examinez conținutul plicului, arunc toate bonurile care se referă la garanții expirate și le păstrez în continuare pe cele care sunt valabile. Este o modalitate cu adevărat simplă, dar foarte eficientă.
Pin, Puk și parolele la telefoanele mobile ale familiei
Este o fișă foarte simplă în care vă sugerez să scrieți informațiile esențiale referitoare la contractele telefonice. Este foarte util mai ales dacă aveţi copii cu telefoane mobile, sau când vreţi să schimbaţi operatorul de telefonie.
Numele şi numărul de telefon al profesioniștilor în caz de urgență
La momentul urgenței cine își mai amintește numele instalatorului, electricianului, zugravului, meşterului care te ajutase acum câțiva ani? Şi până găsiţi contactele de pe telefonul mobil, dacă le mai aveţi încă, este mult mai rapid să le căutaţi în dosar la rubrica potrivită. Ca să nu mai spun că puteţi păstra şi ultimul deviz sau ultima factură ca să aveţi un parametru pentru a evalua noul deviz.
Informaţii medicale
Puneţi în dosar un plic care să conţină documentele legate de ultimele examene medicale, reţete, analize care încă mai sunt relevante pentru o perioadă de timp. De asemenea, puneţi în evidenţă toate numele şi numerele de telefon al medicului de familie, al dentistului, oftalmologului, ginecologului etc.
Routine e ceck list
O altă secțiune sunt rutinele de acasă sau listele de verificare. Dacă aveţi pe cineva care să vă ajute cu treburile casnice, puteți pregăti o listă de verificare pe care să o împărtășiţi pentru a gestiona treburile, în special pe cele care nu sunt de rutină, precum corpurile de iluminat, perdele, covoare etc.
Pe scurt, structura unui home binder este cu adevărat simplă și trebuie să fie un instrument confortabil pentru nevoile voastre. Pentru mine este foarte util, este ca un brain dump, îmi eliberez mintea de toate informaţiile pe care le depozitez în el şi nu mă mai gândesc.
Dacă sunteţi mai creativi, îl puteţi personaliza după preferință, important este să nu pierdeţi din vedere obiectivul fundamental, acela de a găsi cu uşurinţă informațiile pe care le căutați.
Home binder digital poate fi o bună variantă.
Există anumite părți pe care are sens să le digitalizaţi, altele în schimb, au nevoie de o componentă „fizică”. Vă sfătuiesc să organizați tot ce puteți în format digital și să le salvați într-un folder în calculator.
Păstrați în dosar doar acele documente care au nevoie să fie păstrate în original. Depinde foarte mult de aptitudinea voastră şi cât de mult vă place să utilizaţi tehnologia digitală.
