Multă lume încă mai crede că multitasking-ul este o abilitate extraordinară pe care o deţin oamenii. Nu doar atât, dar în ultimele decenii, multitasking-ul a fost glorificat și promovat ca fiind o necesitate pentru toţi cei care au foarte multe sarcini de îndeplinit într-un interval de timp dat. Însă, adevărul este cu totul diferit, multitasking-ul este doar un mit. Creierul nostru nu poate fi atent la două sarcini în același timp şi nici nu se poate schimba rapid de la o acţiune la alta. Este doar o impresie că îndeplinim o mulţine de sarcini în acelaşi timp, dar, în realitate suferim de sindromul colibri, alergând de la o activitate la alta fără să ajungem la o concluzie.
Pentru a rezolva această problemă, ideal ar fi să ne concentrăm pe o singură activitate şi să nu trecem la următoarea până nu o terminăm pe cea precedentă. Doar că, de cele mai multe ori, se acumulează prea multe activităţi asemănătoare între ele şi nu este suficient să facem doar un singur lucru pe rând (single tasking), va trebui să ne gândim pe termen mai lung decât atât. Şi răspunsul stă într-una dintre cele mai bune strategii de gestionare a activităţilor: batching sau procesarea în loturi.
Ce este batching-ul?
Batching înseamnă literalmente „grupare” și se referă la agregarea sarcinilor de același tip în același timp.
Gândiți-vă la modul în care vă spălați rufele. Nu este suficient să luați fiecare piesă vestimentară murdară pe care o aveți și să o puneți în mașina de spălat, nu? În schimb, așteptați să se acumuleze suficiente haine și apoi să le spălaţi.
Acesta este un exemplu perfect de batching, unde grupaţi toate sarcinile similare și le executați simultan.
Rezultatul este reducerea distragerilor și îmbunătățirea productivității.
Scopul loturilor este de a economisi timp concentrând activitățile similare şi în felul acesta se optimizează timpul disponibil.
Implementarea lotului de lucru.
Să vedem în practică cum să folosim în mod eficient această metodă pentru a menține concentrarea și pentru a simplifica ziua de lucru.
În principiu, este posibil să se identifice 3 pași consecutivi:
Pasul 1. Identificați toate activitățile similare
Adică, toate acele activităţi care se repetă pe parcursul zilei sau a săptămâni, cele care necesită utilizarea aceluiași program sau aplicație etc.
Exemple de activități care se pretează bine grupării într-un bloc sunt: facturile, plățile, e-mailuri de răspuns către furnizori, apeluri telefonice și actualizarea arhivelor, etc.
Pasul 2. Plasați blocurile de activitate în intervale de timp precise.
Puteți, de exemplu, să plasați blocul „apeluri telefonice” dimineața de la 9 la 10, astfel încât să rămâneți liber restul zilei. Sau, puteți plasa actualizarea arhivelor chiar înainte de a părăsi biroul sau de a închide computerul, de la 16 la 17, astfel încât să introduceți toate activitățile desfășurate în timpul zilei.
Desigur, plasarea blocurilor de timp va trebui să țină cont de ritmurile zilei dvs. tipice.
Pasul 3. Determinați cât timp trebuie bugetat pentru fiecare bloc.
Nu toate blocurile au nevoie de aceeași perioadă de timp pentru a fi rezolvate. Prin urmare, trebuie să vă gândiți cu atenție la durata diferitelor intervale de timp. În cazul blocurilor mai solicitante, este posibil să le împărțiți în două sau mai multe blocuri, pentru a fi plasate în sloturi diferite.
Acești trei pași simpli vă vor permite să economisiți timp și energie mentală, dar mai presus de toate vă vor ajuta să îmbunătățiți concentrarea, adică nivelul de atenție care apare în timpul executării unei sarcini. Desigur, acestea sunt reguli generale care pot fi adaptate la realități și nevoi specifice de lucru.
Batching-ul poate fi aplicat şi la activităţile domestice?
De obicei, când se vorbeşte de batching, ne duce gândul la o strategie de lucru aplicată într-un ambient corporatist, de afaceri şi, în general, la munca desfăşurată la birou. Însă, îmi face o plăcere deosebită să va spun că această tehnică o puteţi folosi pentru a simplifica și eficientiza chiar și treburile casnice.
Prin urmare, strategia este de a decide în prealabil când, în timpul săptămânii și cât timp puteţi aloca pentru o anumită activitate.
Deci, să vedem cum putem folosi această metodă în avantajul nostru chiar și în interiorul propriei case:
Batching pentru ordinea şi curăţenia casei
Unul dintre punctele dolente a majorităţii gospodinelor este curățenia casei, o sarcină pe care aproape toți o amânăm cu plăcere.
Cuvântul magic, în acest caz, este rutina, adică planificarea tipului de curățenie pe care trebuie să o facem și când să o facem în baza timpului disponibil.
Nu este funcțional să trecem de la un lucru la altul, este dispersiv și ne face să pierdem mai mult timp, chiar şi pentru simplul fapt că pentru fiecare curăţenie diferită sunt necesare produse şi instrumente diferite de lucru. Deci, în loc să vă fixaţi cu curățarea fiecărui mediu, este mai bine să continuați cu o activitate specifică.
De exemplu, este mult mai eficient să stabilim în care zi a săptămânii să o dedicăm curăţeniei. De exemplu, dacă aveți doar două ore libere pe care să le dedicaţi curăţeniei în weekend, nu are rost să insistaţi să curățați fiecare cameră în parte, ci încercați să ştergeţi doar praful în toată casa sau să daţi cu aspiratorul, dacă timpul disponibil este cu adevărat scurt. Economisiți timp și chiar dacă nu este perfectă casa, veți avea o senzație generală de curățenie în fiecare cameră.
Batching pentru gătit
Datorită timpului limitat disponibil, a evenimentelor neașteptate și a orelor petrecute în trafic, timpul de gătit este redus din ce în ce mai mult, rezultând că prea des ajungem să comandăm mâncare take a way sau să luăm o gustare din mers, ceea ce nu este o bună idee pentru a avea o dietă sănătoasă și echilibrată.
Pentru a rezolva situația, trebuie să folosiți mai bine timpul. De exemplu, dacă avem timp în weekend să ne dedicăm gătitului, putem profita de timpul pe care îl petrecem deja la aragaz pentru a găti mai multe alimente și pentru a le păstra la congelator. Sau, atunci când folosiţi cuptorul, încercaţi să gătiţi mai multe feluri de mâncare pe care le puteţi păstra în frigider pentru a le consuma apoi în timpul săptămânii.
De exemplu, dacă coaceți o tartă sărată, în loc de o tavă puteți pregăti două. La fel dacă, de exemplu, preparaţi orez sau legume, gătiţi puțin mai mult, astfel încât să fiţi în regulă și a doua zi.
În acest fel, timpul petrecut în bucătărie este întotdeauna același, dar rezolvaţi „problema” pentru toată săptămâna.
Gătind mai mult în weekend ne ajută să economisim timp, ne eliberează mintea de grija: “azi ce fac de mâncare?” şi ne ajută să păstrăm bucătăria curată pentru întreaga săptămână. Iată un motiv în plus pentru care este bine să facem meniul săptămânal.
Batching pentru cumpărături
Pentru a nu pierde prea mult timp prețios la cumpărături, primul lucru la care trebuie să ne gândim este lista. Este bine să investim 10/15 minute din timpul nostru pentru a scrie ceea ce trebuie achiziționat. Verificați cu atenție ce lipsește în frigider sau cămară pentru a face cumpărături inteligente și nu riscați să uitați exact pentru ce aţi ieșit. Știu, se întâmplă tuturor cel puțin o dată în viaţă.
În plus, lista este utilă, deoarece ajută la respectarea bugetului și, mai presus de toate, ne economisește timp. Îmi place să fac lista în funcţie de cum este organizat supermarketul, pentru a eficientiza timpul şi pentru a face cumpărăturile mai ușor și mai rapid.
De asemenea, poate fi o idee bună, de exemplu atunci când trebuie să cumpărăm produse de curățenie, notăm tot ce avem nevoie și facem o singură cheltuială dedicată doar acestui tip de cumpărături.
Ideal ar fi să facem o cumpărătură majoră o dată pe lună şi o dată pe săptămână să facem cupărăturile ce ţin de alimente proaspete şi perisabile.
Batching pentru gestionarea e-mail-urilor și a documentelor
În fiecare zi intră în casele noastre o mulțime de hârtii: facturi, revistele de publicitate, diverse documente, reţetele de la medic şi multe altele. Cu toate câte avem de făcut pe parcursul zilei, nu reușim întotdeauna să ținem pasul cu poșta primită zi de zi, așa că se întâmplă ca într-un timp scurt să pierdem controlul și să ne trezim cu grămezi de hârtie împrăștiate pe ici pe colo.
Din nou, o idee bună este să programăm o oră din săptămâna noastră (ca de exemplu o jumătate de oră în fiecare sâmbătă sau o oră de două ori pe lună) când avem mai mult timp pentru a verifica toate „documentele” şi pentru a le sorta după categorie.
Nu există o regulă precisă, depinde de modul în care este organizată săptămâna dvs. de lucru şi de cât de multă corespondeţă primiţi. Lucrul care contează este că, în loc să pierdeţi timpul sortând și gestionând corespondența între o activitate şi alta, vă alocaţi un moment pentru a colecta totul şi decideţi ce trebuie să arhivaţi şi ce trebuie să aruncaţi.
După cele relatate mai sus, cred ca v-ați dat seama probabil că batching-ul este un sistem de lucru pe care trebuie să-l folosiți absolut în viața voastră dacă vreţi să fiţi productivi şi să câştigaţi cât mai mult timp.
Totuși, nu totul funcționează la fel pentru toată lumea. Batching-ul trebuie adaptat la necesităţile şi programul fiecăruia în parte. Încercaţi să experimentați cu procesarea în serie a diferitelor activităţi la intervale diferite pentru durate diferite de timp și luați notiţe (de preferință detaliate) cu privire la rezultatele obţinute. După un timp, ceea ce merită absolut, veți ști cum să vă organizaţi şi cum să utilizați aceste cunoștințe pentru a păstra ceea ce funcționează.
