Atunci când lucrăm ca angajaţi, suntem obligaţi oarecum să stăm departe de casă pentru majoritatea orelor zilei și restul, tot ceea ce nu este muncă, se limitează la câteva momente de timp seara și în weekend. Însă atunci când lucrăm pe cont propriu, indiferent dacă facem munca acasă sau într-un birou, orele de muncă sunt mai flexibile, avem mai puţine limite şi astfel devine dificil să nu pierdem timpul și să ne găsim propriul sistem de management eficient.
Există avantaje și dezavantaje, dar, în ambele situații, numitorul comun este lipsa de timp și dificultatea de a le face pe toate fără să fie nevoie să le anulăm sau să muncim fără pauză până la epuizare.
Dar indiferent că suntem angajaţi cu normă întreagă sau muncim part-time, că suntem freelance sau lucrăm de acasă, cu toţii ne punem întrebarea: cum să economisim timp la locul de muncă pentru a face totul și a ajunge acasă la timp pentru cină?
Există o metodă care să ne poată garanta să încheiem activitățile zilei la ora stabilită, fără a fi necesar să recurgem la ore suplimentare de muncă?
Am trăit pe pielea mea această experienţă, înainte de a lucra ca liber profesionist, pentru mulţi ani am fost angajată la diferite firme făcând diverse munci și cu orare diferite.
Știu ce înseamnă să trebuiască să inventezi o mie de moduri de a concilia viața profesională și cea privată, în toți acești ani au existat dificultăți între universitate, diferite cursuri, copil, casă și chiar mai multe locuri de muncă în același timp.
Când am început să lucrez ca liber profesionist, am avut speranţa că timpul este la dispoziţia mea şi că în sfârşit voi găsi echilibrul perfect între muncă şi viaţa privată. Rutinele mele zilnice s-au dat complet peste cap şi a fost nevoie să găsesc metode noi de organizare.
Orele zburau la fel ca şi înainte, ba mai mult, la fiecare angajament nou simţeam că nu mai rămânea timp pentru a face şi altceva pentru mine sau familia mea.
Ceea ce a fost cu siguranță foarte frustrant, deoarece tocmai făcusem din organizare job-ul meu.
Şi atunci a fost momentul în care mi-am pus întrebarea: cum făceam înainte când eram angajată şi munceam cel puţin 8 ore pe zi, fără să neglijez nimic şi să găsesc timp şi pentru mine? Cum de reuşeam să fac mult mai multe în mai puţin timp?
Există un sistem care vă permite să faceți acest lucru, să găsiți aproape magic timpul pentru a face totul: este legea lui Parkinson.
Legea lui Parkinson
Legea lui Parkinson nu are nimic în comun cu boala Parkinson. Este doar o coincidenţă de nume intre medicul englez James Parkinson, care a descris pentru prima dată boala care-i poartă numele, şi Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), un istoric și eseist britanic, expert în administrația publică și management, autor al “Legii lui Parkinson” (o colecție de articole publicate în volum, în 1957).
Cyril N. Parkinson spunea că:
Munca se extinde pentru a umple tot timpul disponibil pentru a o finaliza.
Sau, așa cum spune un proverb: “cel mai ocupat om este cel care are timp de pierdut”.
Cyril Northcote Parkinson, observând activitatea birocrației guvernamentale din timpul său, a constatat că atunci când sistemele birocratice cresc tind să devină ineficiente.
Parkinson a aplicat apoi această observație la o mare varietate de alte circumstanțe, realizând că atunci când ceva crește în dimensiune, eficiența sa scade în consecință.
El a descoperit, de asemenea, cum și sarcinile foarte simple ar putea dobândi complexitate dacă timpul disponibil pentru performanța lor ar fi prelungit. Deci, el a ajuns la concluzia că, atunci când timpul alocat pentru o sarcină devine mai scurt, această sarcină devine mai simplu și mai ușor de rezolvat.
Cu alte cuvinte: dacă aveți o săptămână pentru a face o anumită treabă, această sarcină va dura doar o săptămână pentru a fi realizată. Dar dacă aţi avea două luni pentru aceeaşi muncă, ar dura două luni pentru a o finaliza.
Presiunea unui termen iminent vă împinge să îndepliniți o sarcină în timpul în care vi se acordă. Dacă nu există un interval de timp care să asigure performanța unei anumite sarcini, acea sarcină ar putea dura o perioadă nedefinită de timp pentru a fi finalizată.
Deci, cu cât vă acordați mai mult timp pentru a termina o treabă, cu atât va dura mai mult treaba respectivă.
Cu cât vi se acordă mai mult timp, cu atât mai importantă va părea sarcina. O sarcină care trebuie îndeplinită în decurs de o oră nu este percepută ca fiind importantă, dar o sarcină care se așteaptă să dureze 2 luni pentru a fi finalizată va deveni o monstruozitate mentală.
Complexitatea crește în raport cu timpul alocat.
Cu cât timpul alocat este mai mare, cu atât este mai bună calitatea percepută a sarcinii îndeplinite, precum și cantitatea de timp pe care mintea noastră o va considera necesară pentru a o îndeplini, făcând-o excesiv de complexă și dificilă.
Dacă lucrați întotdeauna sub presiunea unor termene foarte strânse, nu aveți de ales, trebuie să faceți minimul necesar pentru a face treaba.
“Dacă așteptaţi până în ultimul minut pentru a face ceva, va dura doar un minut pentru a o face”.
Gândiți-vă la acele birouri în care oamenii stau după programul de lucru, doar pentru a arăta că “lucrează”: “Nu pot ieși în seara asta, rămân la serviciu târziu” este acea scuză care ne salvează și ne justifică întotdeauna în ochii altora.
Apropo de statul peste program, îmi aduc aminte de şeful meu de la un fost loc de muncă care spunea că nu apreciază la angajaţii lui statul peste program căci pentru el este un semn că au lucrat ineficient în cele 8 ore standard de muncă. Trebuie să recunosc că de cele mai multe ori avea dreptate.
Cum se poate aplica legea lui Parkinson în viaţa voastră.
Să presupunem că decideți să începeți un nou proiect, să introduceți un nou obiectiv în planificare, să bifaţi o voce din lista de sarcini.
Acum gândiți-vă de cât timp aveţi nevoie pentru a finaliza sarcina respectivă.
O săptămână? O oră?
Dacă este o activitate pe care ați făcut-o deja, sunteți avantajați, deoarece aveți o idee de cât timp este nevoie. Dar dacă este ceva ce nu ați făcut până acum, încercaţi să ipotizaţi abondând prin exces.
Să presupunem că ați stabilit că aveți nevoie de cel puțin 4 ore.
Ce trebuie să faceți este să vă acordați un termen mai scurt?
De exemplu, dacă este ora 9 dimineața și v-ați gândit că veți termina la ora 13:00, vă veți acorda ca termen limită pentru a termina la 11:00. Dar, având în vedere că poate nu va fi suficient, adăugați încă o jumătate de oră.
În acest fel știți că nu aveți tot timpul pe care credeați că îl aveți la dispoziție, aşa că vă suflecați mânecile şi vă puneţi pe muncă concentraţi, izolându-vă de tot și de toată lumea, deoarece timpul se scurge și aveţi un dead-line pănă la 11:30.
Conform legii lui Parkinson, dacă nu vă acordați un termen limită, cu siguranță nu veți termina înainte de 13:00 și poate veți avea nevoie de încă ceva timp pentru a termina sarcina.
În schimb, gândiţi-vă la ce s-ar întâmpla dacă aţi reuși cu adevărat să terminaţi până la ora 11.30!
Ar rămâne timp pentru o pauză frumoasă şi să începeţi o nouă sarcină!
Citiţi mai multe despre organizarea timpului în funcţie de priorităţi.
În concluzie:
– Identificaţi activitatea pe care vreţi să o faceţi;
– Dacă este necesar, împărțiți sarcina în mai mulți pași mai mici;
– Ipotizați de cât timp aveţi nevoie pentru a o termina;
– Împărțiți acel timp la jumătate și apoi adăugați un procent de marjă;
– Urmați rutina pentru a vă concentra într-un flux de muncă productiv;
– Setați cronometrul și începeți.
Faceţi din această metodă o rutină pozitivă în a rezolva sarcinile pentru a nu deveni deprimante sau stresante. Altfel riscați să vă acordați termene imposibile și, în loc să aveți motivația și eficiența corecte, vă deprimați pentru că nu puteți respecta niciun termen.
Acest sistem funcționează bine pentru persoanele care lucrează foarte bine sub presiune, iar ticăitul unui cronometru le duce la nivelul de adrenalină perfect pentru a intra într-un flux de lucru super concentrat.
Dar ce se întâmplă cu persoanele pentru care termenul limită le determină să devină anxioase? În acest caz, legea lui Parkison trebuie să fie însoțită de un sistem de planificare care să țină seama de această caracteristică a lor.
Așadar, pentru a găsi un pic de timp liber pentru a face totul fără a sacrifica complet timpul pentru voi și pentru ceea ce este important pentru voi, dacă vreţi să obțineţi rezultatele dorite și să vă găsiti echilibrul, teoria nu este suficientă.
Pentru a vă gestiona mai bine activitățile, aveți nevoie de o metodă care să vă respecte caracteristicile și să se adapteze stilului dvs. de viață.
