Pentru cei mai mulți dintre noi, să muncim de acasă a devenit o normalitate în ultima perioadă, o condiție care, din cauza pandemiei care a ajuns în Europa în primele luni ale anului 2020, ne-a obligat să schimbăm obiceiurile și stilul de viață. Se pare că smart working – un termen care acum face parte din viața noastră de zi cu zi, va rămâne protagonistul vieții noastre și în viitorul apropiat.
Acest „nou mod” de a face munca a creat multe probleme în casele multor lucrători forțați să muncească „inteligent”, de la eficiență la productivitate, de la concentrare la capacitatea de a se încadra între o activitate de muncă și alta, îngrijirea familiei, a copiilor, treburile casnice și, în unele cazuri, grija bătrânilor care locuiesc împreună cu proprii fii.
Dar nu este cazul să ne facem prea multe probleme, de-a lungul ultimului an s-au făcut multe studii şi s-au găsit soluții, sfaturi și trucuri testate pe larg pentru a face munca de acasă mai simplă și mai profitabilă. Este suficientă o bună organizare pentru a ne îndepărtarea de distrageri și a îmbunătăți semnificativ concentrația și, mai presus de toate, făcând biroul de acasă să devină mai stimulant şi mai atractiv.
Dar cine a spus că locul perfect pentru a lucra bine este biroul companiei? Gândiţi-vă la colegii gălăgioși, scaunele și obiectele mutate constant, ca să nu mai vorbim că instrumentele necesare nu funcționează întodeauna perfect. Este un lucru pozitiv că există această alternativă de a lucra de acasă.
Cu siguranţă nu este ușor aşa cum majoritatea îşi imaginează, nu este suficient să ne dăm jos din pat şi să sperăm: „azi este o zi productivă”, dacă vrem să lucrăm în confortul casei noastre, trebuie să știm cum să o facem.
Pentru a nu cădea în capcana confortului de acasă, însă, trebuie să înţelegem că nu este bine să ne gândim doar la beneficii, va trebui să ne echipăm şi să ne pregătim corespunzător pentru a face munca cât mai plăcută dar şi 100% eficientă.
Dar, aliatul principal pentru productivitate de care trebuie să avem grijă dacă vrem cu adevărat să lucrăm bine este spațiul de lucru (workspace).
Spațiul de lucru este esențial. Dacă acesta nu este organizat corespunzator, se riscă o pierdere semnificativă de timp mutând foile de la o parte în alta, căutând pixuri şi creioane, chei usb, etc., fără nicio posibilitate de a ne menţine concentrarea.
Iată toate sfaturile de care aveţii nevoie pentru a crea un spațiu de lucru extrem de funcțional. Ce să spun, să începem imediat!
Cerințele unui spațiu de lucru productiv?
1. Alegeți un spațiu dedicat
Primul pas este să decideţi spaţiul sau camera pe care să o dedicaţi smart working-ului. Nu toată lumea are posibilitatea să recreeze acasă un birou ca cel de la job, nici să dedice o încăpere întreagă acestei funcții. Primul lucru pe care trebuie să-l facem este să alegem masa sau un mini-birou şi scaunul pe care le avem la dispoziţie pentru a ne crea noul nostru birou de acasă.
Ideal ar fi ca acest spaţiu să fie „izolat” de restul casei sau, dacă acest lucru nu este posibil, trebuie neapărat să-și schimbe aspectul odată cu terminarea turei zilnice de muncă.
Pentru cei care locuiesc în apartamente mici, un truc simplu este să modificăm câteva mici detalii astfel încat, chiar şi vizual, să fie foarte clar cand lucrăm şi când nu. Adăugați o plantă mică, îndepărtați un anumit ornament, rearanjați întotdeauna la sfârșitul zilei și depozitaţi în alt loc laptopul, agenda și dosarele. Trebuie să încercăm întotdeauna să distingem orele în care lucrăm și orele în care facem alte lucruri în diferite sectoare.
2. Simplitatea
Chiar şi atunici când vorbim despre smart working, simplitatea este foarte importantă. Dacă la birou nu ne putem permite de fiecare dată să ne impunem cu un stil de viată simplu, acasă avem avantajul să ne creem propriu spaţiu de lucru aşa cum ne place. A avea o masă de lucru cu doar elementele esențiale este probabil cea mai bună alegere pe care o puteți face. Mai puține distrageri, mai multă productivitate. Încercați să adoptați un stil de viață minimalist, iar productivitatea dvs. va crește în mod semnificativ. (am scris aici despre minimalism).
3. Lumina naturală
Dacă se poate, atunci când lucraţi de acasă, căutaţi o cameră cu multă lumină naturală. Multe studii au arătat că lucrul „la lumina soarelui” poate reduce stresul şi poate îmbunătăți concentrarea.
Acest lucru este, de asemenea, interconectat cu un somn bun, deoarece un ciclu bun de somn însoțit de lumina soarelui ne îmbunătățește ceasul intern și nivelul serotoninei. Dacă nu aveţi posibilitatea să lucraţi de acasă la lumina naturală, atunci încercaţi să ieșiţi afară sau pe balcon în pauzele și intervalele mici pe care vi le puteţi permite.
4. Echilibru ordine/dezordine
Deși poate părea evident, există un număr impresionant de smart work-eri care în timpul videoconferințelor nu acordă prea multă atenție la ceea ce se întâmpla în spatele lor, pe fundal.
Când se lucrează de acasă vine de la sine că se tinde a fi confortabil, dar nu trebuie să uităm niciodată că un alt apel Zoom ar putea sosi în orice moment. Este adevărat că locul în care trăim a devenit şi locul în care muncim, însă nu este prea frumos şi profesional să arătăm prea mult din sfera noastră personală.
Un alt aspect pe care nu trebuie să-l trecem cu vederea este ordinea de pe biroul nostru, sau de pe masa pe care am decis să o transformăm într-un birou de lucru. Ordinea şi buna organizare sunt primii paşi pentru a începe ziua în cel mai bun mod posibil și a rămâne concentraţi pe parcursul orelor de muncă pentru că reduc semnificativ posibilele distrageri, nu crează stres din cauza haosului şi poate fi imediat debarasată atunci când masa de lucru redevine masa de prânz.
5. Ţinuta adecvată
Aşa cum spuneam la punctul precedent, când se lucrează de acasă are prioritate confortul. Şi nu e nimic greşit în asta. Însă, este dificil să fim productivi şi eficienţi dacă stăm îmbrăcaţi în pijamale şi cu papuci de pluş în picioare în timp ce muncim. Este o chestiune mentală, dacă rămânem în pijamale vom tinde să stăm întinşi în pat, vom căsca şi vom avea în permanenţă o stare de somnolenţă.
În urma unor studii făcute pe copiii care făceau lecţii on-line în timpul pandemiei s-a constatat că atenţia acestora era direct proporţională cu modul în care erau îmbrăcaţi şi cum stăteau în faţa calculatoarelor/telefoanelor. Cei care îşi făceau lecţiile îmbrăcaţi în pijamale erau mai puţin atenţi şi se plictiseau mult mai repede şi cu rezultate şcolare mai slabe.
6. Natura și tehnologia – combinaţia perfectă pentru o muncă eficientă
În biroul de acasă nu pot lipsi plantele, aliatele noastre fedele pentru a reduce stresul şi care ajută la creșterea calităţii aerului din cameră. Un studiu NASA a demonstrat științific că puterea purificatoare a aerului plantelor îmbunătățește semnificativ condițiile încăperii în care respirăm, precum și scăderea poluării produse de electrocasnice și praf. Aşadar, câteva plante de pe biroul nostru vor face lucrul de acasă mai plăcut, creând o atmosferă de calm și pozitivitate.
De asemenea, pentru o îmbunătățire clară a mediului în biroul nostru de acasă, putem folosi sistemele specifice de aer condiționat ce pot capta și reduce cu ușurință impuritățile din aer.
7. Echipamentul de lucru
În fine, un aspect pe care de multe ori avem tendința să-l uităm, convinși că până și canapeaua poate funcționa bine, este necesar să investim într-un scaun confortabil, ergonomic, conceput pentru lucrul la calculator.
Potrivit unor cercetări, una dintre principalele probleme cauzate de munca de acasă, o condiţie devenită obligatorie pentru mulți în timpul pandemiei, este durerea de spate cauzată de un scaun prost și, după cum vom vedea mai târziu, de o postură proastă. În esență, investiția într-un scaun de lucru bun este esențială pentru a preveni durerea și, în consecință, pierderea concentrării și productivitatea scăzută.
La fel de important ca și scaunul, înălțimea monitorului computerului nostru este un alt aspect care nu trebuie subestimat. Înălțimea potrivită a ecranului ar trebui să fie aproximativ în linie cu ochii noștri și mai mult sau mai puțin la o distanță de 60/70 cm. Acordarea atenției acestor măsuri de precauție ne va ajuta să prevenim durerile de gât și spate, problemele de vedere și oboseală oculară. Și această regulă este valabilă atât la birou, cât și acasă.
În sfârșit, să vorbim despre postura corectă pentru lucrul de acasă. Deși nu este cea mai practică soluție, optarea pentru munca în picioare poate duce la beneficii incredibile pentru mușchi, articulații și circulație.
Numeroase studii demonstrează că statul pe scaun, în special în faţă computerului, perioade prea lungi de timp nu este sănătos. Pentru a îmbunătăți ergonomia locului în care lucrăm există un instrument online (ERGOTRON WORKSPACE PLANNER) care ne sugerează care este cea mai bună configurație pentru lucrul în picioare sau așezat, în funcție de înălțimea noastră. Acest lucru se aplică atât spatelui, cât și umerilor, brațelor și gâtului.
Ținând cont de numeroasele idei și sugestii pe care le-am oferit în acest mic ghid pentru lucrul de acasă, cu siguranță vă puteți îmbunătăți condiţiile de smart working și vă puteți gestiona mai bine numeroasele sarcini, angajamente și probleme personale, menținând în același timp concentrarea și creșterea productivității.
